Management - Kompetenz

Fortbildung zum/zur Kanzleimanager/in

190330 Management - Kompetenz

Beginn: 09.05.2019, 09:00 Uhr

Ende: 17.12.2019, 17:00 UhrTermin speichern

Ort: H+ Hotel Erfurt, Auf der Großen Mühle 4, 99098 Erfurt-Linderbach Zu den Details scrollen

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Fortbildung zum/zur Kanzleimanager/in

Ralf Hauser und Tibor Kijewski

Die Ausbildungsreihe richtet sich an alle Kanzleimitarbeiter, die ihren Blickwinkel auf die zwischenmenschlichen Faktoren erweitern möchten. Speziell in der Rolle des Kanzleimanagers stellen Mitarbeiter in der Regel eine Schlüsselstelle dar, denn sie verbinden Menschen sowohl intern als auch extern im Mandantenkontakt. Um diese Rolle professionell zu leben, benötigt es konkretes Handwerkszeug. Frei nach dem Motto „Eine Kanzlei ist nach außen nur so gut, wie sie im Inneren ist“ verfolgt der Lehrgang auf der einen Seite das Ziel, ein hohes Maß an Mandantenorientierung sicherzustellen, auf der anderen Seite aber auch, intern die Prozesse professionell zu steuern.

Durch den Lehrgang werden folgende Schlüsselkompetenzen professionalisiert:

  • Selbstorganisation des Arbeitsalltags
  • Steuerung der übergeordneten Prozesse in der Kanzlei
  • Effektives Kommunikationsverhalten gegenüber Mandanten und Kollegen
  • Stärkung der eigenen Wirkung und Überzeugungskraft
  • Souveränität in schwierigen Situationen
  • Repräsentation der Kanzlei im persönlichen, schriftlichen und telefonischen Mandantenkontakt

Modul 1 | 09.05.2019 | Durch professionelle Kommunikation Konflikte vermeiden und lösungsorientiert agieren

Warum gelingt Kommunikation manchmal und dann wieder nicht? Wie kann man in schwierigen Situationen fair kommunizieren und konstruktiv Herausforderungen lösen? Konflikte und schwierige Gespräche sind ein selbstverständlicher und unvermeidlicher Bestandteil unseres Lebens. Die Kunst liegt darin, einen kühlen Kopf zu bewahren und sich nicht von den eigenen Emotionen steuern zu lassen.

In diesem Modul lernen Sie, wie man emotional aufgeladene und schwierige Situationen zielorientiert löst und so das langfristig beste Ergebnis bekommt. Gemeinsam werden Strategien zum professionellen Verhalten in emotional geladenen Situationen erarbeitet. Das richtige Einschätzen der unterschiedlichen Gesprächspartner und der flexible Umgang damit sind hierbei wichtige Bausteine in der Gesprächsführung. Nur wenn ich mein Gegenüber richtig einschätzen kann und die passende innere Haltung/Einstellung wähle, bin ich in der Lage, durch die richtige Gesprächsstrategie Konflikte rechtzeitig zu erkennen und auch schwierige Situationen konstruktiv zu lösen.

Modul 2 | 20.06.2019 | Zeitmanagement und Selbstorganisation

Gerade im Kanzleialltag sind freie Zeiteinteilung und eigenbestimmtes Arbeiten kaum umzusetzen. Sowohl zunehmende administrative Aufgaben als auch gestiegene Mandantenansprüche und -wünsche kennzeichnen die Herausforderungen in der täglichen Praxis. In diesem Modul werden Lösungen erarbeitet, die es ermöglichen, die Arbeitszeit optimal im Sinne des Kanzleierfolgs und der Mandanteninteressen zu nutzen.

  • Wie lassen sich die zahlreichen fremd- und selbstveranlassten Unterbrechungen auf ein notwendiges Mindestmaß
  • reduzieren?
  • Wie sieht eine realistische und zuverlässige Aufgaben- und Arbeitsplanung trotz hektischen Alltags aus?
  • Wie schafft man einen sinnvollen internen Informationsaustausch?
  • Wie funktioniert eine einheitliche praxisnahe Arbeitsplatzorganisation?
  • Wie bringe ich die EDV und die Papierform in Einklang?

Modul 3 | 05.09.2019 | Selbstbewusst und überzeugend in Meetings und Vorträgen

In Teambesprechungen oder Mandantenterminen sind die Herausforderungen vielfältig, wenn es darum geht, eine Idee, eine Neuerung oder eine Meinung zu vertreten und diese zu präsentieren. In diesem Modul lernen Sie, wie Sie durch eine gute Vorbereitung an Selbstsicherheit gewinnen, wie Sie Ihre Ideen präsentieren können und dabei überzeugend wirken.

  • Was habe ich zu sagen? Was interessiert meinen Zuhörer? Wo liegen die Schnittmengen und wie kann ich diese herausarbeiten?
  • Wie bereite ich mich auf meinen Vortrag vor?
  • Welche Tricks helfen mir, sicher und überzeugend zu wirken?
  • Welche Medien eignen sich, um meine Zuhörer gespannt beim Thema zu halten?
  • Worauf kommt es heute beim Vortragen und Präsentieren mit PowerPoint an?

Modul 4 | 26.09.2019 | Mit professionellen Briefen und Mails die Mandanten begeistern

Viele Briefe, E-Mails oder sonstige Texte wirken zu umständlich und bürokratisch. Das passt nicht zu einer dynamischen Steuerkanzlei. Dabei sollen gerade Schriftstücke beim Empfänger einen sprichwörtlich bleibenden Eindruck hinterlassen. Ein moderner und empfängerorientierter und vor allem verständlicher Schreibstil ist die einfachste Möglichkeit, Ihren Mandantenkontakt zu etwas Besonderem werden zu lassen. In diesem Modul werden konkrete, praktische Lösungsvorschläge gemeinsam erarbeitet. Dadurch wird das zukünftige Schreiben spürbar erleichtert.

  • Welche Elemente machen einen mandantenorientierten Brief aus?
  • Wie wirken Texte und Formulierungen auf den Empfänger?
  • Von der Anrede über die Kernbotschaft zur Grußformel – Wie Sie prägnant, freundlich und wirksam bei Ihrem Mandanten ankommen.

Modul 5 | 23.10.2019 | Professionell am Telefon und sicher im Umgang mit Beschwerden

Im Training reflektieren wir, worauf es in einem professionellen Telefonprozess ankommt und wie wir auch schwierige Situationen professionell meistern können.

  • Was heißt professionelle Mandantenorientierung am Telefon konkret?
  • Welche Gesprächstechniken sorgen für ein positives Bild der Kanzlei, auch wenn es mal eine Beschwerde gibt?
  • Wie können wir als Kanzlei mit einem einheitlichen Bild unseren Mandanten gegenüber auftreten?
  • Wie schaffen wir eine mandantenorientierte Wirkung am Telefon?
  • Wie können Gespräche aktiv gesteuert werden?
  • Von der Begrüßung über das Weiterverbinden bis zum Rückruf – Wie sieht ein professioneller Telefonprozess aus?
  • Wie bleibe ich auch in schwierigen Situationen souverän und mandantenorientiert?

Modul 6 | 21.11.2019 | Dem turbulenten Alltag entstresst entgegentreten

Das Modul 6 möchte Sie sensibilisieren, Ihre inneren Stärken und Stolpersteine zu entdecken und diese zugunsten des eigenen inneren Wohlbefindens zu stabilisieren. Sie lernen, entsprechend Ihrer Persönlichkeitsstruktur Ursachen für Stress zu minimieren. Es wird ein Handwerkskasten mit Tipps, Tricks und Strategien erarbeitet, der im Stressnotfall sofort einsetzbar ist.

  • Was ist Stress überhaupt?
  • Welche inneren Stressoren wirken auf mich – eigener Anspruch, innerer Zeitdruck, persönliche Antreiber?
  • Wie kann ich mich selbst positiv beeinflussen – Veränderung der inneren Stressquellen?
  • Entspannungstipps für die Arbeit und zu Hause

Modul 7 | 17.12.2019 | Reflexion und Praxistransfer
Das Modul 7 bildet eine Klammer um die Module 1 bis 6. Um eine hohe Nachhaltigkeit sicherzustellen, reflektieren Sie in diesem Modul nochmals Ihre Praxiserfahrungen aus der inhaltlichen Umsetzung. Ziel ist, Ihnen die Möglichkeit zu geben, offene Punkte aus der Ausbildung zu vertiefen und konkrete Umsetzungshilfen für das Überwinden von Stolpersteinen zu bekommen. Hierzu bekommen Sie im Vorfeld die Möglichkeit, Fragen und Themen einzureichen.

Hinweis: Sie erhalten nach Abschluss ein aussagekräftiges Zertifikat.


Methodik
Vortrag
Erfahrungsaustausch
Bearbeitung von Praxisfällen

Schwerpunkt
Management

Teilnehmerkreis
Kaufmännische Angestellte
Sekretariatsmitarbeiter/-innen